Управління проєктом за підтримки УКФ

Привіт! Наразі ми оновлюємо інформацію, тож певні формулювання, зразки документів чи посилання можуть бути неактуальними.

Будь ласка, зважайте на це. Коли цей текст зникне, значить інформацію актуалізовано 🙂

Офіційні документи для ознайомлення

Порядок здійснення контролю за виконанням суб’єктами, які отримують фінансування, зобов'язань перед Українським культурним фондом

Вимоги до звіту незалежного аудитора з надання впевненості щодо достовірності та відповідності фінальної звітності грантоотримувача про реалізацію культурно-мистецького проєкту вимогам Українським культурним фондом

Інструкція - кошторис «Основні програми»

Інструкція - кошторис «Стипендія»

Порядок конкурсного відбору

Довідник із комунікацій УКФ

Довідник із використання логотипу УКФ

Комунікація з УКФ

Ми зібрали основні випадки, коли грантоотримувачу необхідно комунікувати з УКФ.

Ми також намагаємося реагувати на всі звернення якомога швидше, але для якісної комунікації дуже важливо пам’ятати про потребу завчасного інформування. Сподіваємося на те, що наша комунікація буде побудована на взаємній повазі.

Зразок оформлення
офіційного листа до УКФ

Інформаційний супровід проєкту

Усі інформаційні матеріали та публічні події, що реалізуються в рамках проєкту, підтриманого УКФ, мають містити інформацію про фінансову підтримку УКФ.

Ця вимога міститься у пункті 3 розділу VI договору про надання гранту, який Ви укладаєте з УКФ.

Управління коштами гранту

Ми зібрали відповіді на основні питання, що виникають у процесі управління грантом УКФ. Будь ласка, уважно прочитайте цей розділ для того, аби коректно датувати документи, здійснювати платежі коштами гранту, коректно здійснювати перерозподіл коштів між статтями витрат.

Коректне датування документів

Усі документи про використання коштів гранту — договори про надання послуг, поставку (отримання товарів), рахунки, товарні накладні, акти, цивільно-правові угоди тощо — можуть датуватися з дня підписання договору про надання гранту (але не раніше).При цьому дата реєстрації договору — це дата підписання його Виконавчим директором УКФ. Ми Вас обов’язково про неї повідомимо та надішлемо примірник.

Забороняється здійснювати будь-які витрати за договорами, дата укладання яких передує даті укладання договору. Допустимими умовами здійснення вказаних витрат за цими договорами є:

наявність додаткового договору (угоди) до них, дата якого відповідає даті договору або є наступною за неї, в якому зазначено про те, що надання (поставка) товарів, робіт, послуг буде здійснюватися в межах реалізації проєкту (з дати підписання договору до кінцевої дати реалізації проєкту включно);
наявність додатку до договору, в якому затверджено графік надання (поставки) товарів, робіт, послуг, яким засвідчується фактична дата виконання в межах реалізації проєкту (з дати підписання договору до кінцевої дати реалізації проєкту включно).

Акти приймання – передачі по вищезазначеним договорам повинні містити інформацію, в якій зазначено дві наступні дати:

дата складання акта приймання – передачі в межах реалізації проєкту (з дати підписання договору до кінцевої дати реалізації проєкту включно);
дата фактичного надання (поставки) товарів, робіт, послуг в межах реалізації проєкту (з дати підписання договору до кінцевої дати реалізації проєкту включно).

Первинні документи, які підтверджують фактичне проведення витрат для реалізації проєкту (акти прийому-передачі послуг, товарні накладні тощо) і на підставі яких проводиться оплата, повинні бути складені не пізніше, ніж дата завершення договору.

Платежі коштами гранту

Усі платежі в межах виділених грантових коштів здійснюються виключно з окремого банківського рахунку, який Ви відкрили для цього. Порушення цього правила унеможливить коректне звітування за коштами гранту та призведе до низки проблем.

Звертаємо увагу, що коли грантоотримувач здійснює управління коштами гранту, він зобов’язанний розподілити їх так, щоб вчасно були сплачені всі заплановані витрати з нарахованими податками і зборами. У разі необхідності грантоотримувач повинен дотримуватися вимог Закону України «Про публічні закупівлі». Дотримання цього закону вимагає першочергового планування витрат на оплату тендерних договорів (угод).

Погодження Фонду не потрібно:

Відповідно до правил УКФ Ви можете здійснити перерозподіли не більше, ніж 10% від усієї суми гранту в межах статей, підстатей, пунктів, визначених Вашим кошторисом (виняток становить загальна сума по статті «Винагорода членам команди Проєкту»).

Сума гранту – 50 тис. грн.
Внаслідок економії на витратах «Оренда транспорту» було зекономлено 5 тис. грн.
У Вашому кошторисі є закладений рядок витрат на поліграфічні послуги.
Ви можете самостійно збільшити цей рядок витрат на 5 тис. грн, відповідно змінивши кількісні показники.

Приклад відображення перерозподілу в межах 10% коштів гранту.

Облік запропонованих змін постійно ведеться фінансовим менеджером УКФ.

Погодження Фонду потрібно:

Якщо у Вас виникає обґрунтована потреба здійснити перерозподіл коштів гранту, що пов’язані зі змінами, які перевищують 10% від загальної суми гранту. Ви маєте написати лист погодження на ім’я Виконавчого директора УКФ, у якому має бути вказана вагома причина необхідності та обґрунтування здійснення перерозподілу (настання форс-мажорних обставин, непереборні зовнішні фактори виробничого процесу тощо).

Зразок оформлення пропозиції для зміни

Скан-копія листа за підписом уповноваженої особи має бути направлена на електронну скриньку Фонду info@ucf.in.ua із позначкою в темі: номер проєкту + запит на перерозподіл коштів. Оригінал має бути надісланий поштою на адресу Фонду.

Якщо у Вас виникла потреба додати нові витрати у пункти, передбачені кошторисом. Перейменування витрат у пунктах не вважається додаванням нових пунктів при таких умовах: при зміні форми фінансових стосунків (напр., договір із ФОП на цивільно–правовий договір); при умові, якщо зміст, цільове призначення та економічна сутність зберігаються.

Наприклад:

заплановано: адміністратор (Іванов І.І.) - за договором ЦПХ, фактично: ФОП Іванов І.І. (при цьому економія по ЄСВ не може бути включено у збільшення вартості винагороди з ФОП Іванов І.І.);

заплановано придбання олівців червоного кольору, фактично придбано: ручки сині (+обґрунтування).

Якщо у Вас зменшилася сума співфінансування. Нагадуємо про умови УКФ для проєктів, які на етапі підписання договорів про надання гранту вказали співфінансування, в яких згідно з інструкцією для заявників співфінансування є обов’язковим:
– проєкти національної та міжнародної співпраці: за умови зменшення обов’язкової процентної частки співфінансування, пропорційно буде зменшена і частка фінансування УКФ;
– індивідуальні проєкти та проєкти, співфінансування за якими є необов’язковою умовою при зменшенні процентної частки співфінансування на етапі звітності, Ви маєте обґрунтувати причини такого зменшення та надати підтвердження того, що заплановані активності в рамках проєкту відбулися або їх скасування не відобразилося на загальному результаті виконання проєкту в цілому.

Моніторинг проєкту

Під час реалізації проєкту УКФ займається перевіркою та аналізом цільового й ефективного використання коштів гранту, а також виконанням грантоотримувачами своїх зобов’язань, визначених договором про надання гранту.